Sabtu, 24 November 2012

Teknik Surat Menyurat


Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mengunakan surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.
A. pengertian surat dinas
            surat dinas di tulis untuk keperluan komunikasi antar kantor satu dan kantor lain atau antar organisasi. surat dinas di buat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintahan sehingga surat ini di sebut dengan surat jabatan .
syarat sebuah surat dinas yaitu:
1. format dan bentuk surat menarik, yakni tempat teratur dan tidak di letakkan seenaknya, isi tidak terlalu panjang yaitu langsung pada sasaran.
2. bahasa harus jelas, padat, baku, umum yaitu harus komunikatif, sopan, mudah di pahami, simpatik dan tidak menyinggung perasaan dan menggambarkan citra pengirimnya.
.beberara jenis surat yang termasuk surat dinas:
1. surat permohonan
            adalah surat yang berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain.
2. surat pemberitahuan
            adalah surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman sosialisasi informasi baru yang perlu di ketahui oleh pihak lain yang terkait.
3. surat keterangan
            adalah surat yang berisi tenteng keterangan resmi tentang status atau kondisi seseorang atau barang yang di keluarkan oleh pejabat yang berwenang.
4. surat kelakuan baik , harus di sebutkan :
            a. data pribadi dan jabatan jabatan pihak yang membuat keterangan
            b. data pribadi pihak yang di terangkan
            c. isi keterangan
            d. pernyataan bahwa yang di buat benar
            e. keterangan tinggal berlakunya surat
5. memo dan nota dinas
            adalah singkatan dari kata memorandum yang berasal dari kata memori yang berarti ingatan sedangkan istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan.
B.  penulisan surat yang baik dan benar
syarat-syarat menyusun surat yang baik dan benar :
            a. tidak mengandung makna ganda
            b. antara penerima dan pengirim memeliki maksud yang sama
            c. sederhana
            d. tepat menggunakan kata dalam pemakaian
            e. tulisanya tersusun rapi dan berurutan
bahasa yang digunakakn :
            a. mengutamakan sama drajat
            b. tegas
            c. mudah di mengerti oleh pembaca
            d. menggunakan bahasa yang sopan
            e. jelas antara penulis dan pembaca

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar